病院経営「緊急ではないが重要ないこと」を先送りしない方法

病院経営に関わる責任者の人たちは毎日が多忙。緊急ではないが、重要ないことは「やらなければいけない」とわかっていながら、どうしても最初の一歩が踏み出せず、つい先送りしがち。結局やらないで終わるか土壇場になってから慌ててやるか。特に完璧主義な人ほどこのループにはまりやすい傾向があります。

病院で緊急ではないが重要なことに注力するために知っておくべきこと

ティーブン・R. コヴィーの名著「7つの習慣」では、タイムマネジメントの鉄則は緊急度が低いが重要度が高い「第二領域への注力」だと書かれています。しかし、第二領域のための時間を意識的に生み出すことは容易ではありません。

なぜなら緊急ではないが、重要な仕事は「向こうからやってこない」からです。

病院や施設で働くひとはよくわかると思いますが、やってくるのはたいてい緊急だけど重要ではない仕事です。

自分でなくてもよい仕事の相談や現場で起こる突発的な対人関係トラブル、システムの障害や機器の故障など数えたらきりがありません。

時間管理のマトリクス

病院経営に関わる責任者はこの4つの中で、第三領域や第四領域に足を踏み入れず、第一領域に投資する時間をいかに減らすかということが重要課題です。

病院経営に大切なクオリティタイムを確保できていますか？

病院経営をしっかり考えることは、まさに第二領域です。同時にこういった病院経営についてじっくり考えることを「クオリティタイム」と言います。

病院経営におけるクオリティタイムでは、例えば次のようなことを行います。

• 病院のビジョン、ミッション、バリューの言語化
• 職場の風土構築
• 人事評価制度
• 事業計画の策定
• 集患増患プロモーション
• キャッシュフロー計画

このように経営についてやるべきことは、多岐に渡りますが、これらの事案を考える重要な時間がクオリティタイムです。

毎日時間をとる必要はありませんが、病院経営に関わる責任者であれば、最低月トータル4時間くらいの時間を確保すべきでしょう。たとえどんなに忙しくても。

しかし、この月にたった4時間のクオリティタイムを確保できている人はほとんどいません。

わかっているのに、緊急ではない重要な仕事は、最初の一歩に大きなエネルギーを必要とするからです。

例えばみなさんが有名講師のセミナーに参加しました。そこでとても感動し「明日から病院で取り組んでみよう」と意気込んでみたものの、翌日にはテンションがその時に比べると下がります。するとやろうと思っていた仕事のハードルが高く感じます。

じゃあ「来週からちゃんとやろう」と考えますが、さらにテンションが下がっているのでハードルはもっと高く感じ、気が付く１ヶ月何もやらないまま終わってしまう。そんな経験はありませんか？

これは人間の脳がそういう仕組みになっているという理由がひとつ、もうひとつは完璧主義の人はこの状況に陥りやすいということです。

※人間の脳のしくみはこちらを参照↓

人を動かす方法　モチベーションを燃やし続ける人とは？

「緊急ではないが重要ないこと」の対処法

緊急ではないが重要なことは、まず「脱カンペキ主義」で対処しましょう。

知らないことや、知っていてもやったことがないことに取り組むとき完璧主義の人は、しっかり時間を確保して、集中できる環境をが整えてから着手しようと考えます。最後までちゃんとやろうと思うからです。

断っておきますが完璧主義は決して悪いことではありません。プロジェクト管理、プレゼン資料のチェックなどは完璧主義くらいがよいかもしれません。しかし、新しいことに取り組む場合はこの完璧主義が先送りの原因として問題になることがあります。

そこで緊急ではないが重要な仕事するとき、先送りしないために私が実践している有効な方法をご紹介します。

それは「今すぐ１５分」という習慣です。

まず緊急ではないけど重要な仕事を１５分だけ着手すると決めます。このときスマホでタイマーをセットし、タイマーのカウントダウンを確認しながら１５分後辞めても良いと、自分に許可を出します。

１５分だったら嫌な仕事や苦手な仕事でもなんとか集中できます。しかし、これには大きな副産物があります。

１５分経つころには結構乗っているのです。

するとタイマーが鳴ったときこの乗った勢いもったいないから「もう１５分やってみよう」という気になります。

するとトータル３０分。３０分やるとほぼ終わりがみえてくるので最後までやってしまうことが、これまでの経験上５０％以上。

でも準備が整ってからやろうと思いったら、やらないのでゼ０です。でも１５分でもやると乗ってきたからこのままやってしまおうと思います。

丸い大きな石を動かすとき、最初は大きな力が必要です。でも、いったん転がりだすとあとは慣性で、力をいれなくても転がり続けます。この最初の梃の役割をするのがタイムセットです。

まとめ

私もどちらかというと完璧主義なので、新しいことにチャレンジするときは、脱カンペキ主義でやることに決めました。そうしたら成長のスピードがハンパなく上がりました。その脱カンペキ主義を具体的に実践する方法が、今すぐ１５分です。

情報過多の時代の今、思考整理力が求められます。特に病院経営に関わる責任者であれば、現場で起こる事象や情報に振り回されず、あなたしかできない仕事に集中できる環境とタイムマネジメント力が求められます。

緊急ではないが、重要な仕事を先送りせず、コンスタントに注力できる時間を能動的に確保する、今すぐ１５分をぜひ試してみてください。